税務情報

請求書等の電子保存方法

３月号のけやきニュースの「メールで届く請求書、保存は紙？データ？」ですべての方がメールで届いた請求書等をデータのまま整理・保存（電子保存）しなければいけなくなることをお知らせしました。２年間の猶予期間はあるものの、電子保存への対応方法を検討し、準備する必要があります。

  

【電子保存の2要件】

 

　メール等で受けとった請求書等を電子保存する場合は、電子帳簿保存法で定められた次の要件を満たす必要があります。

 

1. 真実性の確保・・・訂正されたり・削除されたりしていないことを証明できる　　　　　　

　　　　　　　　　　こと。

2. 可視性の確保・・・電子データを検索し、読めること

 

　これらの要件を満たす対応方法はいくつかあります。

 

① 　訂正削除ができない、検索機能付きのシステムを導入する

 

②　 訂正削除を防止する規定を定め適用し、請求書データのファイル名に規則性を　　

　　 付け検索できるようにする等

 

[ファイル名例]2022/5/25付のこうの会計の請求書　請求額105,000円の場合

 

請求書のファイル名：「20220525こうの会計105000」
※日付+取引先名称+取引金額・・・この3項目ですぐに検索できる

【保存先】

　税務調査で求められたときにすみやかにそのデータを検索し、表示できることが求められます。

 

1. 社内のPCの場合：PCを買い替えた場合は、それまで保存したデータを新しい　　　

　PCに移動する。またPCが壊れた場合のために、バックアップが必要です。

2. 外部記憶装置（USBなど）に保存した場合：USBのデータ保存量は限度があ

　るため、何本ものUSBが必要になり、その管理が必要です。

3. クラウド領域：１．２．の問題を解決するため、こうの会計ではクラウド環境

　の保存場所を提供したいと考えております。

 

[クラウドのメリット]
① PCが壊れてもクラウドへの保存は、別のPCから行えます

② 煩雑なUSBの管理が不要です

③ こうの会計からも保存したデータを閲覧できるので、郵送・FAX・メールで        資料を送って頂く手間がなくなります

紙で受け取った資料のスキャン保存については、8月号に掲載いたします。